Nachlese zur 3. Veranstaltung der BPM Offensive Rhein.Ruhr – Prozessanalyse
5. Juli 2012 2 Kommentare
Nach einer kurzen Vorstellung der BPMRR durch den Gastgeber HP in Ratingen, vertreten durch Konstantin Gress, hielten Martin Matzner von der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster und Dominik Blattner von der CDI jeweils einen Initiativ-Vortrag, zuerst der theoretische Blick, anschließend aus der Praxis. Danach hatten die 15 Teilnehmer der 3. Veranstaltung der BPMRR moderiert von Volker Schnuck Gelegenheit, in Gruppenarbeiten Fragestellungen zur modellbasierten Prozessanalyse zu diskutieren.
Anforderungen, Herausforderungen und Chancen einer modellbasierten Prozessanalyse
Das war der Titel des ersten Vortrags gehalten von Herrn Matzner. Er stellte eingangs fest, dass der Hype der 90er zum strategischen Geschäfsprozessmanagement schnell verflogen war. Es wurde zwar fleißig das IST dokumentiert, aber anschließend nicht weiter per Tool-Nutzung nachverfolgt. Heute sieht er den Trend, dass sich die BPM-Welt gerade mit der BI-Welt trifft, heißt, dass die strukturierten Prozesse während ihrer Ausführung protokolliert werden und die anfallenden Daten unter dem Aspekt von Verbesserungspotentialen ausgewertet werden. Und das am besten auf Basis von Prozessmodellen.Und hier gibt es die folgenden drei Handlungsstränge:
- Analysiere die Vergangenheit – Controlling / Mining / Complex Event Processing
- Beobachte die Gegenwart – Business Activity Monitoring (BAM)
- Sage die Zukunft voraus – Simulation, Trendaussagen
BAM bietet via Dashboards in “Neartime” die Visualisierung des IST zur Überwachung Zwecks frühzeitiger Gegensteuerungen, falls irgendwo etwas aus dem Ruder zu laufen droht. Beispiel: die Severice Level Agreements werden nicht mehr eingehalten, weiteres Personal ist notwendig, ggf. wird in den Prozessen die Schwelle für übliche Freigabeschritte höher gesetzt, also auf bestimmte Aufgaben verzichtet werden kann.
Anhand eines an der Praxis ortientierten, dennoch konsturierten Beispiels zeigte Herr Matzner das Zusammenspiel eines BPMN-basierten Workflow-Systems und die Untersuchung von Pattern inkl. der Darstellung von minimalen, maximalen und Durchschnittswerten.
Sein Fazit: Ja, Firmen beginnen mit dem Thema, allerdings fehlt es hier noch an Standards für eine einfach auswerttaugliche Protokollierung, so dass derzeit immer individuelle Auswertungen implementiert werden müssen.
Mein Fazit: Das Thema BAM ist noch immer etwas für die großen Firmen. Im Mittelstand verlässt man sich eher auf seine Intuition, sprich man fühlt es, wenn etwas beginnt schief zu laufen (siehe am Beispiel der Gebrüder Lunge). 
(Aktuelle) Beispeile aus dem Projektumfeld
So lautete der Titel des zweiten Vortrags von Dominik Blattner. Er sieht einen Hype von Dashboard-Nutzungen, gleichzeitig auch ein Problem der Anwender, nicht genügend klar zu formulieren, was protokolliert werden sollte, um ausgewertet werden zu können. “Was nicht gemessen werden kann, kann nicht gesteuert werden.” so Herr Blattner in Anlehnung an Sir Lord Kelvin, der diesen Sachverhalt schon den Stadtplanern von London erklärte. Er sieht die folgende Schritte zu einer Auswertung:
Vision -> Strategische Ziele -> Zielfaktoren (CFF) -> Maße für Faktoren (KPI) -> Prozessanalyse (PPI)
Das Definieren von Prozesskennzahlen (PPI) sieht Herr Blattner als nicht trivial an. Diese zu aggregieren zu Leistungskennzahlen (KPI) ist dagegen schon leichter. Was, und besonders FÜR WAS soll gemessen werden, sei immer wieder eine Spannungsfrage.
A propos Spannung, spannend finde ich seine Idee, die BPMN um entsprechende PPI und KPI Attribute zu erweitern, um einen weiteren Medienbruch zu vermeiden.
Simulation. Kaum ein Hersteller ist in der Lage, einen Einzelfall auf Basis der letzten Betriebszahlen zu simulativ zu extrapolieren. Zum Beispiel: wie lange wird die Durchlaufzeit bei bestimmten Rahmenparametern sein? Und wenn man auch noch die Jahreszeit beachtet? Ein Teilnehmer meint, dass es doch gar nicht so schwer sein sollte mit der Simulation, denn wir sind doch heute schon gut beim Autofahren durch unsere Navis betreut: ist er mit aktuellen Staudaten versorgt, kalkuliert er die Ankunftzeit laufend, so dass wir die auf uns Wartenden entsprechend Informieren können.
Sein Fazit: Er sieht eine gute Chance für das Auswertungsthema dann, wenn das Prozessmodell, das zur Dokumentation genutzt wird, auch bei der Visualisierung verwendet wird. So ist eine höhere Wiedererkennung gegeben und der Anwender ist eher bereit, in ein solches Projekt einzusteigen.
Gefallen hatte auch die Geschichte über fünf Affen, die seit vier Monaten auf Top eins auf unserem SAERPION-Blog steht und die ich zum Schluss erzählte, um damit zu erklären, warum es uns häufig so schwer fällt, von Gewohnheiten in Geschäftsprozessen zu lassen.
Die Ergebnisse der Gruppenarbeiten sind in diesem Artikel zusammengefasst:
Ergebnisse des Workshops zur modellbasierten Prozessanalyse der 3. Veranstaltung
Die Vortragsfolien gibt es hier zum Download: BPMRR Process Analytics Workshop – BAM
Über Dr. Martin Bartonitz
Hallo Herr Bartonitz,
vielen Dank für diesen interessanten Bericht.
Ich möchte ein Kommentag zur folgenden Aussage abgeben: “Sein Fazit: Ja, Firmen beginnen mit dem Thema, allerdings fehlt es hier noch an Standards für eine einfach auswerttaugliche Protokollierung, so dass derzeit immer individuelle Auswertungen implementiert werden müssen.”
Ich beschäftige mit seit drei Jahren ausschließlich mit dem Thema Process Mining und habe mit ProcessGold in dieser Zeit über 100 Projekte weltweit durchgeführt. Das war ein bunter Blumenstrauß an Prozessen und dementsprechend auch Systemen. Von SAP, über Workflow-Systeme, Eigententwicklungen, Produktionssteuerungen bis hin zu Großrechnern war da wirklich alles dabei.
Auf Grund dieser Erfahrung glaube ich auch nicht, dass es in absehbarer Zeit eine Standardprotokollierung geben wird, welche einfach so verwendet werden könnte. Darin liegt aber auch ein Vorteil. Sofern es überhaupt “digitale Spuren” gibt (und wir haben bisher immer etwas gefunden), können wir heute tatsächlich jeden beliebiegen Prozess aus jeden beliebigen und auch beliebig kombinierten IT-Systemen rekonstruieren und visualisieren. Dabei greifen wir dann auf BEREITS VORLIEGENDE Daten zu und es entfallen alle Aufwände für eine zusätzliche Datenerfassung. D.h. auch wenn die Entscheidung für eine Analyse heute gefällt wird, können wir den Prozess über den gesamten Zeitraum analysieren, aus dem die Daten vorliegen.
Ich würde mich über einen gelegentlichen Erfahrungsaustausch freuen und bei Bedarf finden Sie mich aus Xing.
Viele Grüße, Rudolf Kuhn
Hallo Herr Kuhn,
vielen Dank für Ihren Kommentar aus berufenem Munde. Für ein Thema, das mit dem Process Mining noch recht jung ist, möchte ich Sie vorab für die 100 Projekte schon einmal gratulieren.
Ich verfolge das Thema seit etwa 3 Jahren aufmerksam, um auf Kundenanfragen gewappnet zu sein. Inzwischen hat auch ich auch schon Kontakt mit einem Berater, der sich mit dem Thema auseinandersetzt. Rüdiger Liebe hat dann auch auf unserem Blog einen ersten Artikel dazu veröffentlicht, gleich mit dem Versprechen auf ene Fortsetzung mit Screenshots:
Geschäftsprozessoptimierung via Process Mining: Paralyse durch Analyse?
Ich finde das Thema sehr spannend, auch gerade im Hinblick auf Compliance. Nicht nur das Herausschälen von Prozesssturkturen sondern das Auffinden von kritischen Daten zur Aufdeckung von Korruption scheint mir im Sinne einer Forensik sehr gut machbar.
Ich freue mich auf einen weiteren Gedankenaustausch, und vielleicht können wir das Thema Process Mining im nächsten Jahr mit Ihnen zusammen auf einer der Veranstaltungen des BPMRR vertiefen.
Viele Grüße, Martin Bartonitz