Rückblick auf 20 Jahre BPM

Gestern vor 20 Jahren hatte ich die heiligen Hallen des Fachbereichs Festkörperphysik der Universität Dortmund verlassen und habe bei dem Hersteller des Workflow Management Systems COSA BPM Suite meine Berufung im Umfeld des Geschäftsprozess- und Dokumentenmanagement begonnen. Daher halte ich eine kleine Rückschau und wage auch einen Blick in die Kristallkugel, wo sich unsere Arbeitskultur hinentwickeln mag.

Vertrauen und Motivation

Wenn ich mich frage, was für mich die wichtigste Erkenntnis in diesen 20 Jahren war, dann muss ich antworten: immer noch steht und fällt ein Geschäft mit den in ihm wirkenden kreativen, innovativen und hoch motivierten Menschen. Die Technik ist dabei zweitrangig.

Dort, wo eine Kultur des Vertrauens gepflegt wird, in denen Menschen ohne Angst und größtenteils selbstbestimmt ihren Aufgaben nach gehen können, entwickeln sich die guten Ideen zu Produkten und Prozessen. Dort, wo diese Kultur nicht zu finden ist, hilft auch die beste Software nicht.

Prozesse sind meist wuselig

Eine weitere wichtige Erkenntnis haben vor etwa drei Jahren die großen Analysten bestätigt (siehe u.a. hier): nur etwa 35% unserer Geschäftsprozesse ist so strukturiert, dass sie mit klaren Aufgabenketten dargestellt werden können. Sie sind dort zu finden, wo Arbeiten laufend wiederholt werden. Der Rest der Prozesse finden in kreativen Umfeldern von Wissensarbeitern statt. Hier hilft Software, vorhandene Informationen schnell im Zugriff zu haben, um auf Basis der Erfahrung der einzelnen Menschen daraus im Kontext des aktuellen Falles neues Wissen zu generieren.

Dieses Verhältnis spiegelt sich auch im Nutzungsverhalten der SAPERION-Funktionalitäten unserer Kunden wieder. Häufig reichen einfache Szenarien zum Speichern und Wiederfinden der Informationen, meist in Aktensichten. Nur dort, wo Prozesse klar sind, werden diese auch als Workflows ausdefiniert und entsprechend gesteuert.

Beharrungsvermögen

Ich habe immer wieder erlebt, dass ein Nachdenken über den Sinn des aktuellen Ablaufs von Prozessen in Unternehmen häufig gemieden wurde, um keine schlafenden Hunde zu wecken. Wenn also Workflows umgesetzt wurden, war das bitte möglichst 1:1 durchzuführen. In den letzten Jahren wandelt sich das Bild zunehmend. Auch das hat etwas mit Vertrauen im Unternehmen zu tun. Je mehr ich weiß, dass ich auch einen Fehler machen darf, weil daraus auch gelernt werden kann, wird transparenter miteinander gearbeitet. U-Boote, die verschwiegen werden und erst später auftauchen und kaum noch korrigierbar sind, werden weniger. Und in einem solchen Umfeld lässt sich auch leichter über den Sinn einmal gelernter Abläufe diskutieren. Die Geschichte der fünf Schimpansen macht klar, was die Mechansimen sind, dass wir so manchen Geschäftsprozess nicht hinterfragen mögen.

Qualitätsmanagement

Daher zeigt der Trend zur Dokumentation der Prozesse zwecks Qualitätsverbesserung auch mit grafischen Werkzeugen wie z.B. den Signavio Process Editor weiter nach oben. Wer gemeinsam die Aufgabenketten durchspricht, schaut vermehrt über den Tellerrand. Ein ganzheitliches Denken über Abteilungsgrenzen hinweg setzt ein. Es wird damit vermehrt der Gesamtprozess optimiert und nicht mehr allein in den Grenzen eines Früstentums (Funktion). Wer allein aus Sicht seiner Abteilung optimiert hat, behindert häufig andere Abteilungen. Erst eine Gesamtsicht lässt diese Mauern erkennen und zum Besseren des Ganzen einreißen.

Enterprise 2.0 mit Social Business macht agiler

Die neuen Anwendungen des Enterprise 2.0 oder auch Web 2.0 bieten Funktionen der Beteiligung. Allein dieses Vorhandensein führt zu einem anderen Handeln und einer anderen Erwartungshaltung der Menschen. Menschen erwarten informiert zu werden. Und das ist ja auch nicht schlecht. Denn so wird das Aufkommen von Gerüchten vermieden. Gerüchte führen zu Lähmungserscheinungen und sind daher besser zu vermeiden. Wenn Menschen infromiert werden und ihnen dabei die Möglichkeit gegeben wird, ihre Meinung einzugeben, so profitieren Alle davon. Ideen können so aufgegriffen und schnell weiterentwickelt werden. Der Fluss von Innovation wird befeuert. Und Feedback hilft auch schnell, Fehlentwicklungen wieder zu korrigieren.

Diese Enterprise 2.0 Anwendungen machen also einen weiteren Kulturwandel aus. Menschen vernetzen sich mit anderen Experten, um möglichst schnell zu einer Lösung einer gerade anstehenden Aufgabe zu kommen. Dabei weren die kurzen Wege gegangen. Vorgesetzte werden dabei weniger involviert, die meist die Prozesse verzögern, da sie weniger gut verfügbar sind. Die Verantwortung wird mehr ins Team gegeben. Die Vorgesetzten sind zudem immer weniger DER Experte, zumal die Komplexität der Themen zu groß geworden ist, als dass er noch alles selbst beherrschen kann. Damit wandelt sich die Rolle des Vorgesetzten mehr in die des Moderators, der dafür sorgt, dass seinem Team keine Hindernisse in den Weg gestellt sind und alle notwendigen Arbeitsmittel vorhanden sind, um effektiv arbeiten zu können.

Mein Blick in die Kristallkugel

Keine Rückschau ohne Vorschau. Ich gehe davon aus, dass sich der Trend fortsetzen wird, in dem die hierarchischen Strukturen in den Firmen weiter aufgeweicht werden. Wir werden aufgrund der zunehmenden Komplexität in eine Wissensgesellschaft transformieren müssen, in der jeder für sich ein Experte ist und Lösungen im Team erarbeitet werden. Aufgrund der Komplexitätszunahme werden Voraussagen darüber, wo der Markt sich hinentwickelt, als auch darüber, wann eine Lösung oder ein Produkt fertig entwickelt sein wird, immer weniger exakt möglich sein. Daher werden sich agile Methoden des gemeinsamen Arbeitens, wie sie sich mit SCRUM in der Software-Entwicklung inzwischen etabliert haben, auch in allen anderen kreativen Bereichen durchsetzen.

Ein wichtiges Instrument, das wir Menschen wieder erlernen müssen, ist die Intuition. Weil die Zukunft der Märkte aufgrund der komplexen Zusammenhänge nicht (mehr) berechnet werden kann, kommt es vermehrt auf das Gefühl von Menschen an, die entsprechende Erfahrungen im Kontext der Aufgabenstellung gemacht haben. Wie das funktioniert, hatte ich in meinem Artikel über die erfolgreiche Hamburger Profi-Laufschuhproduzent Lunge besprochen: agiles Geschäftsprozessmanagement durch intuitive Improvisation a la SCRUM.

Und damit wir in diese Wissensgesellschaft erreichen können, brauchen wir möglichst viele Menschen, die mitkommen. Und  da heißt es dann zudem, dass wir dringendst unser Schulsystem von grundauf erneuern müssen. Unser Schulsystem ist inzwischen 200 Jahre alt und funktioniert im Prinzip wie eine Fabrik, aus der am Ende standardisiert Geschulte purzeln. Wer in das Raster dieser Ausbildung nicht passt, fällt raus. Zudem fehlt die notwendige Kreativität, weil sie unterwegs nicht geschult wird. Prof. Gunter Dueck hat das Thema Schule deutlich angesprochen und soweit ich das erkennen kann, scheint ein Umdenken im Lande inzwischen zu greifen. Anders wäre auch schlecht, bei immer mehr Depression auch schon unter den G8 Kindern und den zunehmenden Schulverweigerern. Jedes Kind ist anders, entwickelt sich anders, hat andere Interessen. Das sollte im Schulalltage berücksichtigt werden. Nur so können wir alle mit nehmen. Mit dem Blick auf das Ganze ist jeder Schüler, den wir unterwegs verlieren, einer zu viel, oder?

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Über Martin Bartonitz
Seit 21 Jahren beschäftigt mich das effiziente miteinander Arbeiten von Menschen. Zunehmend erkenne ich dabei die Vorteile des Kooperierens gegenüber dem des Konkurrierens und trete dafür ein. Sowohl auf der unternehmerischen als auch der gesellschaftlichen Ebene.

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